Gebruikersreglement & Gebruiksvoorwaarden ’t Schoolhuys BOGAARDEN

1 Inleidende bepaling

Artikel 1: Doel :

Het ontmoetingscentrum is een culturele infrastructuur eigendom v/h Autonoom Gemeentebedrijf hierna “het AGB” genoemd, met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor het verenigingsleven.

Het O.C. ’t Schoolhuys wordt beheerd en uitgebaat door VZW ’t Schoolhuys hierna “de beheerder” genoemd.

De infrastructuur van ’t Schoolhuys wordt ter beschikking gesteld van gebruikers , onder de in dit reglement opgenomen voorwaarden, hierna de “gebruikers” genoemd.

Artikel 2: Ter beschikkingsmogelijkheden :

De gebruiksmogelijkheden zijn de volgende:

1. Zaal (90 zitplaatsen) + petanquebanen.
2. Zaal (90 zitplaatsen) + klein vergaderzaal + petanquebanen.
3. Zaal + bar ( met drank voorzien) + petanquebanen
4. Zaal + uitgeruste keuken met hete lucht stoomoven + alle materiaal (zie menu uitrusting).
5. Klein vergaderlokaal, eventueel met bar.

Er is een mogelijkheid tot gebruik van vijf receptietafels.

Artikel 3: Gebruikers:

De gebruiker is de vereniging, organisatie, dienst of particulier die een overeenkomst met “de beheerder” heeft

afgesloten.

Mogelijke gebruikers

1. gemeentediensten
2. gemeentelijke adviesraden
3. erkende verenigingen uit Pepingen
4. schoolbesturen en respectievelijke ouderraden van Pepingen
5. zorgverstrekkende instellingen
6. activiteiten of initiatieven in samenwerking met de gemeente Pepingen of (boven)gemeentelijke diensten
7. privépersonen met woonplaats te Pepingen
8. gemeentepersoneel
9. verenigingen en privépersonen buiten Pepingen

Indien de lokalen niet in gebruik zijn door verenigingen, kunnen zij gereserveerd worden door privépersonen, aan vastgestelde tarieven en voorwaarden. (zie tarieven)

Uitzondering:
O.C. ’t Schoolhuys wordt niet ter beschikking gesteld aan verenigingen of privé personen die als doel hebben er een openbare fuif te organiseren.

Artikel 4: Procedure aanvraag: (boeking)

Wie gebruik wenst te maken van de lokalen kan reserveren via de website www.bogaarden.be

(doorklikken naar ’t Schoolhuys).

Op de website vindt je foto’s over de inrichting van de zaal, de keuken en de bijlokalen, die ter beschikking worden gesteld, evenals het gebruikersreglement, de voorwaarden, de tarieven en de prijzen .

Langs deze weg kan je ook de nodige gegevens invullen die het gebruik mogelijk maken.

Reserveren kan ook telefonisch gebeuren op het GSM nr.0497/10 49 90

De gebruiker kan max. twee boekingen per maand vastleggen. Voor meer dan twee boekingen is de goedkeuring van de beheerder noodzakelijk.

Bij niet akkoord gaan van de boeking wordt je hiervan op de hoogte gebracht met de reden van de weigering. Boeken kan max. één jaar voor de geplande activiteit,

Het eerste weekend van elke maand kan pas één maand voor deze eerste vrijdag worden geboekt. (voorbehouden aan erkende verenigingen van Pepingen).

Artikel 5: Toekenning en afwijzing:

Aanvragen worden volgens boekingsdatum geregistreerd. Volgens de gebruikers opgenomen in artikel 3 wordt de voorrangsregel bekeken.

Voor sommige reservaties dient ook een voorschot te worden betaald. Het gebruik wordt automatisch toegezegdAcht kalenderdagen na het boeken door een erkende Pepingse vereniging of het betalen van het voorschot is de reservatie verworven. De definitieve toezegging gebeurt via mail of schriftelijk via een overeenkomst.

De beheerder kan een aanvraag weigeren

•  omdat de voorziene activiteiten niet overeenstemmen met het doel van het ontmoetingscentrum, (bv. fuif)
•  bij misbruik, onbetaalde rekening i.v.m. schade of dergelijke.
•  ongemotiveerde annulatie van een vroegere boeking.
•  aanvraagformulier onvoldoende ingevuld.(naamloos)
•  gevraagd voorschot niet gestort.De reden van afwijzing wordt je medegedeeld en de waarborg wordt teruggestort.

Artikel 6: Annulering door de gebruiker

De gebruiker kan de geboekte activiteit gemotiveerd annuleren via post, e-mail of telefonisch.
Er zal 85% van het reeds betaalde voorschot worden teruggestort als de annulatie aanvaard wordt.

Artikel 7: Overdracht

Overdracht of afstand van gebruiksrecht aan derden is verboden.

De overeenkomst wordt automatisch verbroken, het gestorte voorschot wordt niet teruggestort.

Artikel 8: Taksen

De VZW heeft een contract met  SABAM en billijke vergoeding voor audio-visuele vertoningen zonder dans geldig enkel voor de zaal
indien u op de buitenterreinen muziek wil geven dient zelf een uitbreiding hiervoor aan te vragen

Artikel 9: Verzekering

Het AGB. sluit in naam van de gebruiker een verzekering af voor alle lokalen van ’t Schoolhuys, Het te betalen
bedrag bedraagt 10% van de prijs van de zaal (+taks) en zal doorgerekend worden aan de gebruiker via facturatie.

Artikel 10: Sleutels (zie bijlage 4)

De gebruiker haalt de sleutel af bij de verantwoordelijke van het beheer. Deze word je kenbaar gemaakt via de website: www.bogaarden.be of telefonisch 0497/10 49 90

Toegang tot de gebruikte lokalen (zaal +keuken , enkel zaal , bijbehorend lokaal ) + materiaal wordt ter beschikking gesteld de dag voor de activiteit (indien ze niet in gebruik zijn).

De sleutel wordt teruggebracht bij dezelfde verantwoordelijke persoon, ten laatste voor 9 u de morgen na gebruik van de zaal.

De verantwoordelijke neemt de begin- en eindstand van de meters (elektriciteit, gas, water) op en noteert deze op het verbruiks formulier

De verantwoordelijke ziet toe op de goede uitvoering van de overeenkomst en tekent voor akkoord.
Indien de sleutel niet of beschadigd binnengebracht wordt zullen de opgelopen kosten worden doorgerekend.

Bij frequent gebruik van de lokalen kan een vaste sleutel aan een vereniging worden toegekend.
Zij dragen ook de volledige verantwoordelijkheid voor de zaal en de toepassing van het gebruikersreglement . Deze sleutel mag niet worden doorgegeven aan derden

Artikel 11: Betaling

De betaling moet gebeuren op rekeningnummer BE61 9730 7376 6817 van de beheerder vzw ’t Schoolhuys na ontvangst van de factuur. De factuur dient binnen de 8 kalenderdagen worden betaald.

2 Gebruiksvoorwaarden

Artikel 12: Wetgeving

De gebruiker verplicht zich ertoe om toe te zien dat de wetgeving inzake openbare dronkenschap, openbare zeden, de jeugdbescherming, de geluids- en milieunormen, het gemeentelijk politiereglement, het verbod op gebruik van verdovende middelen en andere relevante wetgeving stipt wordt toegepast. Indien de beheerder of de politiediensten vaststellen dat de gebruiker zich niet houdt aan de regels of aan het onderhavige reglement, kan de aan de gang zijnde activiteit onmiddellijk worden stopgezet, zonder enig recht op schadevergoeding.

Artikel 13: Activiteit

Het is verboden de zaal of lokalen te gebruiken voor andere doeleinden dan deze vermeld op het aanvraagformulier of waarvoor de inrichting van de zaal niet geschikt is.

Openbare fuiven zijn niet toegelaten. De gebruiker verbindt er zich toe, zich te gedragen naar de van toepassing zijnde geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen. max 95 db, om burenhinder te vermijden vragen wij om ramen en deuren gesloten te houden
Er dient rekening te worden gehouden dat, bij het verlaten van de zaal, er GEEN lawaaihinder is.

Artikel 14

De gebruiker mag de ter beschikking gestelde lokalen niet veranderen qua functie.
De muren, deuren, gordijnen en plafonds mogen niet worden beschadigd.
Versiering mag niet worden opgehangen(wegens brandgevaar).
Stoelen en tafels mogen enkel in de binnenruimte worden gebruikt, niet buiten met uitzondering van de receptietafels
Prijslijsten en affiches mogen enkel opgehangen worden op de voorziene plaatsen (niet op muren kleven of prikken).

Artikel 15: Beschadiging

Elke beschadiging aan het gebouw, interieur,keukentoestellen, keukenmateriaal enz. moet door de gebruiker worden betaald . De beheerder zal het schadebedrag bepalen en de opgelopen schade laten herstellingen.

Artikel 16: Werking Brandalarm

In alle lokalen bevinden zich rookmelders. Het evacuatiealarm treed in werking bij rookontwikkeling of bij het breken van het glas van alarmdrukknop. De sirene kan worden uitgeschakeld in de alarmcentrale die zich bevindt op gelijkvloers van inkomhal in tellerlokaal van appartementen NR 12 , (appartementen aan zijgevel)

Hoe uitschakelen: 4maal drukken op 2 vervolgens op de pijl daarna 1maal op start stop Hoe inschakelen: drukken op groene knop

Brandalarm boven gasvuur en keukenfornuis:

Bij een te hoge temperatuur ( brand), gaat het automatisch spuittoestel in werking. Het spuit een poeder over het vuur die de zuurstof wegneemt en het vuur dooft
Bij deze dient u onmiddellijk de keuken te verlaten.
Verder gebruiken van de keuken is onmogelijk voordat alles is gereinigd.

Kosten voor de herstelling van het brandalarm en opkuis van de keuken zijn voor de gebruiker.

Veiligheid

De nooduitgang dient steeds open te blijven en een vrije doorgang moet voorzien worden.
Noodverlichting en blustoestellen mogen niet worden bedekt.
Voor het in gebruik nemen van de keuken dient de verantwoordelijke gebruiker zich van alle voorhanden zijnde veiligheidsvoorzieningen te vergewissen. Het lezen van de gebruiksvoorwaarden van de toestellen is noodzakelijk.

Artikel 17: Afval

Het afval, vuilnis, vetten, moet meegenomen worden door de gebruiker van de zaal. Indien wij nog afval moetenverwijderen zal er automatisch een retributie aangerekend worden van € 20.
Vetten , vuilnis mogen onder geen beding gestort worden. Het wegspoelen langs de riolering is ten strengste verboden. Mocht dit toch gebeuren, zullen de kosten van het opruimen door een gespecialiseerde firma worden doorgerekend aan de gebruiker.

Artikel 18: Opruimen

De gebruiker van de lokalen is zelf verantwoordelijk voor het klaarzetten en opruimen. De zaal, het lokaal en alle gebruikte materialen worden steeds proper achtergelaten. Na het gebruik van de zaal, dient deze te worden uitgeborsteld.

Alle tafels, stoelen, bar, frigo’s, keukenmeubelen dienen proper te zijn.

Tafels en stoelen worden terugplaatst zoals op plan aangeduid.

De gebruiker zal ook de zaal borstelen en alle afval meenemen

Opkuis vloer van zaal,wc en keuken gebeurt door de beheerder, mits vergoeding van € 80.

Artikel 19: Keuken (zie beschrijving werken toestellen)

Koken gebeurt op gas , hete lucht stoomoven op elektriciteit. Er mag enkel gekookt worden in de keuken. Het gebruik van verplaatsbare gastoestellen is verboden.

Voor het gebruiken van oven , fornuis en friteuse dient de dampkap te worden aangezet.

Materiaal dient te worden teruggezet in de daarvoor voorziene opbergruimten.
Materiaallijst keuken vindt u in de bijlage van het pdf document, alsook het detail van de prijs die wordt aangerekend bij eventuele breuk.

Koelkast en diepvries dienen te worden gereinigd, en uitgeschakeld.

De toevoer van gas dient bij het verlaten van de zaal te worden afgesloten (kraan keuken)

Alle gebruikte toestellen dienen grondig te worden gereinigd.
Het vet van de friteuse moet worden verwijderd en meegenomenArtikel 20:

Bar met gekoelde drank staat steeds ter beschikking van de gebruiker. Alle glazen dienen netjes afgewassen te worden achtergelaten.
Lege flesjes plaatsen in voorziene bakken.
Lijst van materiaal wordt tevens op betalingsformulier vermeld.

Artikel 21: Drank

Het is ten strengste verboden bier, waters en frisdranken zelf te voorzien. Een uitzondering wordt toegestaan voor
wijn en aperitief (Vaste leverancier ).

Indien vastgesteld wordt dat er bieren, frisdranken of waters binnengebracht zijn, reken wij automatisch een retributie aan van € 50.

Koffie en thee zijn ter beschikking. Bij grote hoeveelheden koffieverbruik kan een koffiemachine worden aangevraagd Betalingswijze drankverbruik gebeurt door invullen van verbruiksformulier, betaling gebeurt na controle en dient te worden gestort op rekening nr: BE61 9730 7376 6817 van de VZW ’t Schoolhuys

De koelkast zal steeds opgevuld worden zodat er voldoende drank voorzien is.
De gebruiker kan eventueel bijvullen uit de reservevoorrraad in de kelder

3 Slotbepaling

Artikel 22: Toezicht

De beheerder heeft recht tot toegang tot de lokalen, zelfs gedurende de activiteit. Hij controleert de naleving van het reglement en kan desgevallend bijkomende inlichtingen geven.

Artikel 23: Betwisting

Betwisting en inbreuken in verband met de toepassingen van onderhavig reglement wordt geregeld door de beheerder.

Artikel 24: Verantwoordelijkheid vzw

De beheerder kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet naleven door de gebruiker van wettelijke – en reglementaire verplichtingen.
Ze kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor het verlies, beschadigingen of diefstal van persoonlijke bezittingen tijdens de activiteit.

Artikel 25: Klachten

Indien de gebruiker opmerkingen heeft in verband met de lokalen en materialen, licht hij de beheerder in bij het in ontvangst nemen van de sleutels

Artikel 26: Afwijkingen

De beheerder kan afwijkingen op het reglement toestaan in overleg met het Autonoom Gemeente Bedrijf(AGB).

Artikel 28: Rookverbod

Het rookverbod is van toepassing in alle ruimten van het ontmoetingscentrum.

Artikel 29: Akkoord

Elke gebruiker van de zaal verklaart zich akkoord met het gebruiksreglement bij het ingebruikname van de lokalen. Bij online boeking download je eerst de gebruiksvoorwaarden alvorens uw akkoord te geven.